• НАЧАЛО
  • ПРОЕКТИ
  • ВЪТРЕШЕН ПОРТАЛ ЗА УПРАВЛЕНИЕ И ДОКУМЕНТАЦИЯ ИЗГРАДИ ПАРАФЛОУ

Парафлоу изгради вътрешен портал за управление и документация


Дигитална трансформация и значително подобрена организация са резултатите от внедрената интранет платформа в държавна структура със специални правомощия

Парафлоу изгради вътрешен портал за управление и документация

Система за съвместна работа и организация на работни процеси

Организация

Държавна организация

Индустрия

Публични услуги

Решение

Система за съвместна работа и организация на работни процеси

Продукти

SharePoint Online, Office 365, Power Automate


Заданието, което първоначално получи Парафлоу от клиента бе свързано с нуждата от съвременна и ефективна интранет платформа, която да осигури централизиран достъп до вътрешна информация и специализирани документи за служителите. Проектът бе класифициран с изключителна важност за организацията, тъй като отговаряше на необходимостта от по-ефективно управление и оптимизиране на вътрешната комуникация и координация между екипите.

Резултати от внедреното решение

След въвеждането на новата интранет платформа, клиентът отчете следните положителни резултати:
•    Подобрена ефективност на работните процеси – Системата за лесен достъп до документи и информация, като регистри, календари и вътрешни правила, значително улесни работата на служителите и ръководството на организацията.
•    По-добра комуникация – Интеграцията с Microsoft Teams позволи на експертите в организацията да обменят бързи коментари и мнения по работни въпроси чрез чат функционалността, което ускори вземането на решения.
•    Сигурност и автоматизация –  Автоматизираните известия и персонализираните права за достъп гарантираха високо ниво на защита на данните, като същевременно намалиха риска от пропускане на важни крайни срокове.
•    Повишено удобство при управлението на документацията – Подсайтовете позволиха на служителите лесен достъп до текущи и архивирани данни, с автоматични напомняния за крайни срокове и проследяване на документите.


Цели
Основните цели на проекта бяха:
1.    Създаване на централизирана и сигурна платформа за управление на документи с повишен капацитет за съхранение.
2.    Оптимизиране на вътрешната комуникация чрез лесен достъп до вътрешни документи, календари и контакти.
3.    Повишаване на ефективността на работния процес чрез внедряване на функции за автоматизация и известяване при промени в документите.
4.    Интеграция с Microsoft Teams за бърза и ефективна комуникация между служителите.
За постигане на тези цели беше избран подход, базиран на Microsoft SharePoint,  като облачно решение, което предоставя необходимите функции за централизирано управление на съдържание и висока степен на сигурност.


Основните етапи включваха:


1.    Подробен анализ на изискванията и нуждите на организацията, включително проучване на специфичните документи, календари и функции, които трябва да поддържа платформата.  (отне 4 седмици)
2.    Проектиране на потребителски интерфейс – създадохме структуриран интерфейс, който предоставя лесен достъп до основните секции, като новини, календари, вътрешни правила, регистър на делата и подсайтове за библиотеки и документи. (отне 3 седмици)
3.    Изграждане на персонализирани функции – интеграция на търсачка, която обхваща цялото съдържание, и автоматизирани известия за следене на промени по документи и статуси на дела. (отне 6 седмици)
4.    Тестване и обучение – след изграждането на платформата, проведохме тестове за производителност и сигурност и осигурихме обучение на служителите. (отне 3 седмици)

 
Решение


Нашето решение беше изграждането на интегрирана и персонализирана SharePoint базирана интранет платформа, която включва следните основни функции:

Начална страница с лесен достъп до новини и акценти, търсачка, и лого на клиента.

  • Календари за срещи и заседания, които служителите могат да управляват самостоятелно.
  • Подсайтове за различни нужди – подсайт за управление на специализирана документация и подсайт „Библиотека“ за лесен достъп до професионална литература и ресурси.
  • Регистър на входяща и изходяща кореспонденция с възможност за автоматично номериране и линкове към сканирани документи.
  • Автоматизирани известия за крайни срокове и промени по документи, които позволяват на служителите да следят актуалните задачи и напомняния.

Главен експерт „Системно осигуряване“ в държавната организация

„Живеем в информационна епоха: в днешния свят способността за бърза обработка и споделяне на информация е от съществено значение. Това е особено важно в организации като нашата, където обменът на знания и данни е в основата на дейността ни. Новата интранет платформа, изградена от отличния екип на Парафлоу, има стратегическа роля за нашия напредък.“


no_title

Заключение


Изграждането на новата интранет платформа за  държавната организация със специализирани правомощия бележи значителен напредък в подобряването на вътрешната комуникация, управлението на документи и административната ефективност на институцията. Проектът осигури необходимата гъвкавост и сигурност за работа с голям обем от чувствителна информация, като същевременно позволи на експертите да се съсредоточат върху основните си задължения.


Платформата изпълни ключовите изисквания на клиента, като предостави цялостно решение, което е не само интуитивно и лесно за използване, но и достатъчно адаптивно за бъдещи нужди. Чрез леснодостъпните календари, документни регистри и търсачката, интранет системата значително улесни ежедневната работа на екипите, повишавайки продуктивността.


Служителите вече разполагат с персонализирани инструменти и автоматизирани функции, които им помагат да управляват по-ефективно делата и кореспонденцията, като елиминират възможността за човешки грешки при следене на крайни срокове и задачи.
Системата се утвърди като важен компонент за координация и сътрудничество между различните отдели на клиента, позволявайки на институцията да работи по-прозрачно, с високо ниво на сигурност и ефективност.

 

Екипът на Парафлоу Ви очаква за допълнителна информация и консултации!

Свържете се с нас

Още проекти

Парафлоу трансформира в облака ИТ инфраструктурата на Фондация „Америка за България“

Парафлоу трансформира в облака ИТ инфраструктурата на Фондация „Америка за България“

Научете повече
5 причини да въведете система за виртуални опашки във вашия бизнес

5 причини да въведете система за виртуални опашки във вашия бизнес

Научете повече
ПРОФОН с бизнес система за оперативни анализи и управление на данни от Парафлоу

ПРОФОН с бизнес система за оперативни анализи и управление на данни от Парафлоу

Научете повече