Парафлоу изгради вътрешен портал за управление и документация

Заданието, което първоначално получи Парафлоу от клиента бе свързано с нуждата от съвременна и ефективна интранет платформа, която да осигури централизиран достъп до вътрешна информация и специализирани документи за служителите. Проектът бе класифициран с изключителна важност за организацията, тъй като отговаряше на необходимостта от по-ефективно управление и оптимизиране на вътрешната комуникация и координация между екипите.

Резултати от внедреното решение

След въвеждането на новата интранет платформа, клиентът отчете следните положителни резултати:
•    Подобрена ефективност на работните процеси – Системата за лесен достъп до документи и информация, като регистри, календари и вътрешни правила, значително улесни работата на служителите и ръководството на организацията.
•    По-добра комуникация – Интеграцията с Microsoft Teams позволи на експертите в организацията да обменят бързи коментари и мнения по работни въпроси чрез чат функционалността, което ускори вземането на решения.
•    Сигурност и автоматизация –  Автоматизираните известия и персонализираните права за достъп гарантираха високо ниво на защита на данните, като същевременно намалиха риска от пропускане на важни крайни срокове.
•    Повишено удобство при управлението на документацията – Подсайтовете позволиха на служителите лесен достъп до текущи и архивирани данни, с автоматични напомняния за крайни срокове и проследяване на документите.

Цели
Основните цели на проекта бяха:
1.    Създаване на централизирана и сигурна платформа за управление на документи с повишен капацитет за съхранение.
2.    Оптимизиране на вътрешната комуникация чрез лесен достъп до вътрешни документи, календари и контакти.
3.    Повишаване на ефективността на работния процес чрез внедряване на функции за автоматизация и известяване при промени в документите.
4.    Интеграция с Microsoft Teams за бърза и ефективна комуникация между служителите.
За постигане на тези цели беше избран подход, базиран на Microsoft SharePoint,  като облачно решение, което предоставя необходимите функции за централизирано управление на съдържание и висока степен на сигурност.

Основните етапи включваха:

1.    Подробен анализ на изискванията и нуждите на организацията, включително проучване на специфичните документи, календари и функции, които трябва да поддържа платформата.  (отне 4 седмици)
2.    Проектиране на потребителски интерфейс – създадохме структуриран интерфейс, който предоставя лесен достъп до основните секции, като новини, календари, вътрешни правила, регистър на делата и подсайтове за библиотеки и документи. (отне 3 седмици)
3.    Изграждане на персонализирани функции – интеграция на търсачка, която обхваща цялото съдържание, и автоматизирани известия за следене на промени по документи и статуси на дела. (отне 6 седмици)
4.    Тестване и обучение – след изграждането на платформата, проведохме тестове за производителност и сигурност и осигурихме обучение на служителите. (отне 3 седмици)

 
Решение

Нашето решение беше изграждането на интегрирана и персонализирана SharePoint базирана интранет платформа, която включва следните основни функции:

Начална страница с лесен достъп до новини и акценти, търсачка, и лого на клиента.

• Календари за срещи и заседания, които служителите могат да управляват самостоятелно.
• Подсайтове за различни нужди – подсайт за управление на специализирана документация и подсайт „Библиотека“ за лесен достъп до професионална литература и ресурси.
• Регистър на входяща и изходяща кореспонденция с възможност за автоматично номериране и линкове към сканирани документи.
• Автоматизирани известия за крайни срокове и промени по документи, които позволяват на служителите да следят актуалните задачи и напомняния.