Парафлоу изгради вътрешен портал за управление и документация
Дигитална трансформация и значително подобрена организация са резултатите от внедрената интранет платформа в държавна структура със специални правомощия

Система за съвместна работа и организация на работни процеси
Държавна организация
Публични услуги
Система за съвместна работа и организация на работни процеси
SharePoint Online, Office 365, Power Automate
Заданието, което първоначално получи Парафлоу от клиента бе свързано с нуждата от съвременна и ефективна интранет платформа, която да осигури централизиран достъп до вътрешна информация и специализирани документи за служителите. Проектът бе класифициран с изключителна важност за организацията, тъй като отговаряше на необходимостта от по-ефективно управление и оптимизиране на вътрешната комуникация и координация между екипите.
Резултати от внедреното решение
След въвеждането на новата интранет платформа, клиентът отчете следните положителни резултати:
• Подобрена ефективност на работните процеси – Системата за лесен достъп до документи и информация, като регистри, календари и вътрешни правила, значително улесни работата на служителите и ръководството на организацията.
• По-добра комуникация – Интеграцията с Microsoft Teams позволи на експертите в организацията да обменят бързи коментари и мнения по работни въпроси чрез чат функционалността, което ускори вземането на решения.
• Сигурност и автоматизация – Автоматизираните известия и персонализираните права за достъп гарантираха високо ниво на защита на данните, като същевременно намалиха риска от пропускане на важни крайни срокове.
• Повишено удобство при управлението на документацията – Подсайтовете позволиха на служителите лесен достъп до текущи и архивирани данни, с автоматични напомняния за крайни срокове и проследяване на документите.
Цели
Основните цели на проекта бяха:
1. Създаване на централизирана и сигурна платформа за управление на документи с повишен капацитет за съхранение.
2. Оптимизиране на вътрешната комуникация чрез лесен достъп до вътрешни документи, календари и контакти.
3. Повишаване на ефективността на работния процес чрез внедряване на функции за автоматизация и известяване при промени в документите.
4. Интеграция с Microsoft Teams за бърза и ефективна комуникация между служителите.
За постигане на тези цели беше избран подход, базиран на Microsoft SharePoint, като облачно решение, което предоставя необходимите функции за централизирано управление на съдържание и висока степен на сигурност.
Основните етапи включваха:
1. Подробен анализ на изискванията и нуждите на организацията, включително проучване на специфичните документи, календари и функции, които трябва да поддържа платформата. (отне 4 седмици)
2. Проектиране на потребителски интерфейс – създадохме структуриран интерфейс, който предоставя лесен достъп до основните секции, като новини, календари, вътрешни правила, регистър на делата и подсайтове за библиотеки и документи. (отне 3 седмици)
3. Изграждане на персонализирани функции – интеграция на търсачка, която обхваща цялото съдържание, и автоматизирани известия за следене на промени по документи и статуси на дела. (отне 6 седмици)
4. Тестване и обучение – след изграждането на платформата, проведохме тестове за производителност и сигурност и осигурихме обучение на служителите. (отне 3 седмици)
Решение
Нашето решение беше изграждането на интегрирана и персонализирана SharePoint базирана интранет платформа, която включва следните основни функции:
Начална страница с лесен достъп до новини и акценти, търсачка, и лого на клиента.
- Календари за срещи и заседания, които служителите могат да управляват самостоятелно.
- Подсайтове за различни нужди – подсайт за управление на специализирана документация и подсайт „Библиотека“ за лесен достъп до професионална литература и ресурси.
- Регистър на входяща и изходяща кореспонденция с възможност за автоматично номериране и линкове към сканирани документи.
- Автоматизирани известия за крайни срокове и промени по документи, които позволяват на служителите да следят актуалните задачи и напомняния.
Главен експерт „Системно осигуряване“ в държавната организация
„Живеем в информационна епоха: в днешния свят способността за бърза обработка и споделяне на информация е от съществено значение. Това е особено важно в организации като нашата, където обменът на знания и данни е в основата на дейността ни. Новата интранет платформа, изградена от отличния екип на Парафлоу, има стратегическа роля за нашия напредък.“

Заключение
Изграждането на новата интранет платформа за държавната организация със специализирани правомощия бележи значителен напредък в подобряването на вътрешната комуникация, управлението на документи и административната ефективност на институцията. Проектът осигури необходимата гъвкавост и сигурност за работа с голям обем от чувствителна информация, като същевременно позволи на експертите да се съсредоточат върху основните си задължения.
Платформата изпълни ключовите изисквания на клиента, като предостави цялостно решение, което е не само интуитивно и лесно за използване, но и достатъчно адаптивно за бъдещи нужди. Чрез леснодостъпните календари, документни регистри и търсачката, интранет системата значително улесни ежедневната работа на екипите, повишавайки продуктивността.
Служителите вече разполагат с персонализирани инструменти и автоматизирани функции, които им помагат да управляват по-ефективно делата и кореспонденцията, като елиминират възможността за човешки грешки при следене на крайни срокове и задачи.
Системата се утвърди като важен компонент за координация и сътрудничество между различните отдели на клиента, позволявайки на институцията да работи по-прозрачно, с високо ниво на сигурност и ефективност.